El mundo empresarial, y sobre todo el de los agronegocios, tiene un talón de Aquiles para los emprendedores o productores: llevar adelante “los papeles”. En incontables oportunidades hemos hablado con productores salteños sobre sus trabajos, cómo se iniciaron, qué obstáculos debieron sortear, a que cosas renunciaron para poder llegar a ser lo que son hoy, etc. En casi todas esas entrevistas, la respuesta a ¿qué es lo peor de tu trabajo? se centró en “los papeles”.
Esos papeles se refieren a los procesos administrativos y contables, a los reportes estadísticos sobre cada campaña y sus posteriores análisis, y al final, al entrecruzamiento de todos esos datos para saber si la cosa funcionó o no.
La buena noticia es que esos dolores de cabeza estadísticos pueden terminar con esta poderosa herramienta de Microsoft que, además, es gratuita: Power-BI (Business Intelligence). Claro que para poder utilizarla primero hay que conocerla, y por eso charlamos con Gastón Cha, contador público y responsable de contabilidad y presupuestos de AJU, quien además es asesor y dicta cursos sobre el tema.
Gastón asegura que haber aprendido en AJU a utilizar esta herramienta, modificó para siempre su manera de trabajar. “Power BI te permite realizar análisis complejos de información y generación de reportes interactivos partiendo de conectarse a un origen de datos que puede ser un excel, página web, archivos de textos, bases de datos, etc. Una vez allí, Power BI obtendrá la información disponible para luego generar un tablero (dashboard) que se actualizará con la nueva información que se genere en el origen, sin tener que hacer nuevamente el reporte cada vez”.
Quizás el mayor beneficio para quien maneje “los papeles” es que estos tableros permiten relacionar múltiples orígenes de datos, cruzar información y realizar cálculos sobre los mismos, lo que ahorra muchísimo tiempo en el procesamiento de la información y deja más tiempo para trabajar con la misma.
“El único requisito que tiene Power BI es que la información esté dispuesta como tabla (encabezados, columnas, con registros debajo), fuera de eso, el tipo y cantidad de información que uno puede trabajar ese ilimitado, tanto para valores numéricos como para tablas con textos”, explica Gastón y va un poco más allá: “Si tuviese que hacer un ranking en orden prioritario sobre qué tipo de información trabajar en la herramienta, sería 1, Información económica; 2, Rendimientos de una campaña agrícola; 3, Estadísticas en Recursos Humanos; 4, Procesos industriales; y 5, Comportamientos en periodos determinados de variables como tiempo de atención, demora en la entrega de productos, consumos de combustibles, localización de vehículos, etc.”.
Vayamos a un ejemplo concreto para el campo. Hoy un productor cuenta con mucha información, tanto de producción como económica que surge de los datos que otorgan las sembradoras, trilladoras y cosechadoras. Todo eso se puede exponer en un mismo tablero, mostrando la información consolidada por lote, cultivo, campaña, etc. Después esos datos se pueden cruzar con los de facturación, gastos, registros de lluvia, o lo que sea. Power Bi te permite disponer de información de acuerdo a la necesidad de cada productor y en tiempo real, pudiendo chequearla incluso desde tu celular.
Gastón clarifica la utilidad poniendo como ejemplo su trabajo en AJU: “Actualmente tengo diseñados más de 5 tableros que me devuelven la información con el sistema sobre saldos de bancos, obligaciones a cubrir, cuentas por cobrar y pagar, stock, remitos, presupuesto, etc. Todo eso en un solo panel que puedo visualizar desde la web o mi celular, y no necesito que nadie actualice el reporte porque la consulta se hace de forma automática (en horarios prestablecidos) con el sistema de gestión”, explica y agrega que “eficientizar el acceso a esta información significó un ahorro de muchas horas al mes en mi trabajo”.
Cuando Gastón Cha se encontró con Power Bi, lo hizo buscando una herramienta que le permitiera agilizar y ordenar el proceso de información para realizar los análisis más rápido. Luego de capacitarse y emplearlo por primera vez en AJU, de la mano de Fernando Acevedo (Gerente de la empresa y responsable de los sistemas en general), se abrió para él un mundo completamente diferente en la administración de “los papeles”, por eso profundizó sus conocimientos hasta lograr el expertise necesario que lo llevó a convertirse en asesor. “¡Esto lo tienen conocer todas las empresas!”, se dijo hace unos años y elaboró cursos con distintos niveles de complejidad. Hoy son casi 200 personas las que recibieron la capacitación y cambiaron su forma de trabajar.
El curso/taller consta de tres niveles. “El objetivo es que la persona que tome el curso inicial sea capaz de conectarse a un archivo de excel, generar su tablero con tablas y gráficos, y entienda la funcionalidad del trabajo con filtros, que es algo fundamental en Power BI”, cuenta Gastón y concluye: “En los encuentros siguientes, cada persona podrá profundizar en la relación entre distintos orígenes, realizar cálculos complejos, ver su tablero en el teléfono, y programar actualizaciones automáticas de toda la información”.
Power BI llegó para facilitar el trabajo con “los papeles” a todos los productores y empresas que quieran optimizar recursos y tiempo. Una herramienta gratuita, disponible para todos, que una vez que aprendan a manejarla les permitirá dar un paso adelante en la administración de sus proyectos.
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